شناسه کالا چیست؟ نحوه دریافت شناسه کالا برای سامانه مودیان

با اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و راه‌اندازی سامانه مودیان، نحوه ثبت و صدور صورتحساب‌های مالیاتی دستخوش تغییرات اساسی شده است. یکی از مهم‌ترین الزامات این نظام جدید، استفاده از شناسه کالا در صورتحساب‌های الکترونیکی است؛ موضوعی که برای بسیاری از فعالان اقتصادی همچنان با ابهام، خطا و سردرگمی همراه است.

شناسه کالا نقش کلیدی در اعتبار صورتحساب، محاسبه صحیح مالیات بر ارزش افزوده و پذیرش هزینه‌ها توسط سازمان امور مالیاتی دارد. در این مقاله، به‌صورت دقیق و کاربردی بررسی می‌کنیم که شناسه کالا چیست، چرا استفاده از آن الزامی است، چه کالاهایی مشمول هستند و نحوه صحیح دریافت شناسه کالا برای استفاده در سامانه مودیان چگونه است.

شناسه کالا چیست و چرا استفاده از آن الزامی است؟

شناسه کالا یک کد یکتای ۱۳ رقمی است که به هر کالای قابل مبادله در کشور اختصاص داده می‌شود و هویت آن کالا را در زنجیره تأمین، توزیع و فروش مشخص می‌کند. این شناسه شامل اطلاعات توصیفی کالا مانند نوع، مدل، برند، کاربرد و سایر ویژگی‌های فنی است و به‌گونه‌ای طراحی شده که هر کالا تنها یک شناسه معتبر داشته باشد.

آنچه در فضای مالیاتی با عنوان «شناسه کالا سامانه مودیان» شناخته می‌شود، در واقع شناسه‌ای است که در سامانه جامع تجارت صادر می‌شود اما در صورتحساب‌های الکترونیکی سامانه مودیان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بدون درج شناسه کالا، صورتحساب از نظر سازمان امور مالیاتی معتبر تلقی نمی‌شود.

الزام استفاده از شناسه کالا با هدف افزایش شفافیت اقتصادی، رصد جریان کالا و جلوگیری از تخلفات مالیاتی وضع شده است. مودیانی که شناسه کالا را به‌درستی در صورتحساب‌های خود درج نکنند، عملاً با ریسک عدم پذیرش فاکتور، از دست رفتن اعتبار مالیاتی و بروز اختلافات مالیاتی مواجه خواهند شد.

مزایای استفاده از شناسه کالا برای کسب‌وکارها

برخلاف تصور اولیه، شناسه‌گذاری کالا صرفاً یک تکلیف اداری نیست. استفاده صحیح از شناسه کالا، علاوه بر انطباق قانونی، مزایای عملی مهمی برای خود کسب‌وکارها به همراه دارد، از جمله:

• ایجاد زبان مشترک بین فروشنده، خریدار و نهادهای نظارتی
• افزایش دقت در مدیریت موجودی و انبارگردانی
• کاهش اختلافات مالیاتی و جلوگیری از جرایم ناخواسته
• شفاف‌سازی معاملات و مستندسازی دقیق فروش
• کاهش خطای انسانی در صدور فاکتور و ثبت اطلاعات
• افزایش اعتبار تجاری در تعامل با مشتریان حقوقی
• تسهیل فرآیندهای گمرکی برای کالاهای وارداتی

در عمل، کسب‌وکارهایی که از ابتدا ساختار کدینگ کالای خود را درست پیاده‌سازی می‌کنند، در بلندمدت هزینه‌های مالیاتی و اجرایی بسیار کمتری خواهند داشت.

شناسه کالا چند رقمی است؟

شناسه کالا در سامانه جامع تجارت همواره ۱۳ رقمی است و به‌صورت یکتا برای هر کالا صادر می‌شود. این شناسه نباید با کدهای بین‌المللی مانند GTIN اشتباه گرفته شود. هرچند در بسیاری از موارد، شناسه کالا بر مبنای GTIN تعریف می‌شود، اما خود شناسه کالا الزاماً همان GTIN نیست.

شناسه کالا می‌تواند به دو شکل صادر شود:

• شناسه عمومی کالا: برای کالاهای عمومی که تولیدکننده یا واردکننده آن مشخص یا در دسترس نیست
• شناسه اختصاصی کالا: مختص تولیدکنندگان و واردکنندگانی که برای محصول مشخص خود شناسه دریافت می‌کنند

در هر دو حالت، تنها شناسه‌ای معتبر است که در سامانه جامع تجارت ثبت و وضعیت آن فعال باشد.

چه کالاهایی مشمول دریافت شناسه کالا هستند؟

با اجرای کامل قانون پایانه‌های فروشگاهی، تقریباً تمامی کالاهایی که در چرخه تجاری کشور مبادله می‌شوند، مشمول دریافت شناسه هستند؛ چه تولید داخل باشند و چه وارداتی.

برخی از مهم‌ترین گروه‌های کالایی مشمول عبارت‌اند از:

• محصولات صنایع غذایی و آشامیدنی
• لوازم خانگی برقی و غیربرقی
• تجهیزات پزشکی و آزمایشگاهی
• داروها و محصولات بهداشتی و آرایشی
• قطعات یدکی خودرو و ماشین‌آلات
• پوشاک، کیف و کفش
• تجهیزات دیجیتال و الکترونیکی
• محصولات کشاورزی و دامی
• طلا، جواهرات و فلزات گران‌بها
• محصولات پتروشیمی و شیمیایی
• مصالح ساختمانی و آهن‌آلات

دامنه شمول این طرح گسترده است و عدم آگاهی از مشمول بودن یک کالا، رافع مسئولیت مودی نخواهد بود.

پیامدهای عدم استفاده از شناسه کالا

عدم درج شناسه کالا در صورتحساب الکترونیکی، به‌منزله عدم صدور صورتحساب معتبر تلقی می‌شود. در چنین شرایطی، سازمان امور مالیاتی می‌تواند آن فاکتور را رد کند و خریدار نیز امکان استفاده از اعتبار مالیاتی را نخواهد داشت.

از جمله پیامدهای احتمالی این تخلف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اعمال جرایم مالیاتی مطابق قانون پایانه‌های فروشگاهی
• عدم پذیرش هزینه‌ها به‌عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی
• افزایش ریسک حسابرسی و حساسیت پرونده مالیاتی
• محرومیت از برخی معافیت‌ها و مشوق‌های مالیاتی
• بروز مشکلات تعزیراتی در برخی گروه‌های کالایی مشمول

شدت و نوع جرایم، بسته به نوع تخلف، مبلغ معامله و وضعیت مودی متفاوت است؛ اما در هر صورت، هزینه بی‌توجهی به این موضوع می‌تواند قابل توجه باشد.

نحوه دریافت شناسه کالا برای استفاده در سامانه مودیان

مرجع اصلی صدور شناسه کالا، سامانه جامع تجارت است. دریافت این شناسه مستقیماً از سامانه مودیان انجام نمی‌شود. مراحل کلی به شرح زیر است:

۱. ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت

ابتدا باید در سامانه جامع تجارت به نشانی ntsw.ir ثبت‌نام کرده و احراز هویت شوید. اطلاعات هویتی، شماره تماس و نقش تجاری باید دقیق و معتبر باشد.

۲. تکمیل اطلاعات و تعیین نقش تجاری

پس از ورود، نقش خود را به‌عنوان تولیدکننده، واردکننده یا فروشنده مشخص کرده و مدارک مرتبط مانند جواز کسب، پروانه بهره‌برداری یا کارت بازرگانی را بارگذاری می‌کنید.

۳. انتخاب سرفصل کالایی صحیح

در این مرحله، باید کالا را در دقیق‌ترین سرفصل موجود ثبت کنید. انتخاب نادرست سرفصل، یکی از رایج‌ترین دلایل بروز خطا در استفاده از شناسه کالا است.

۴. استفاده از کدهای بین‌المللی (در صورت وجود)

اگر کالا دارای GTIN معتبر باشد، با وارد کردن آن بسیاری از اطلاعات به‌صورت خودکار تکمیل می‌شود. در غیر این صورت، اطلاعات باید به‌صورت دستی وارد گردد.

۵. ثبت مشخصات فنی و توصیفی کالا

تمام ویژگی‌های کالا باید دقیق و منطبق با واقعیت ثبت شود؛ چرا که شناسه کالا بر اساس همین اطلاعات تولید می‌شود و در بازرسی‌ها ملاک بررسی خواهد بود.

۶. صدور شناسه و استفاده در صورتحساب

پس از تأیید نهایی، شناسه ۱۳ رقمی کالا صادر می‌شود. معمولاً پس از گذشت ۲۴ تا ۴۸ ساعت، این شناسه در سامانه مودیان قابل استفاده خواهد بود.

خطاهای رایج در ثبت و استفاده از شناسه کالا

برخی از اشتباهات پرتکرار مودیان عبارت‌اند از:

• استفاده از شناسه اختصاصی متعلق به شخص دیگر
• عدم تطابق واحد اندازه‌گیری کالا با اطلاعات ثبت‌شده
• عجله در استفاده از شناسه قبل از همگام‌سازی سامانه‌ها
• انتخاب نادرست سرفصل کالایی
• درج اشتباه ارقام شناسه در فاکتور

بخش قابل توجهی از این خطاها، با مشاوره صحیح در همان مراحل ابتدایی قابل پیشگیری است.

گرفتن شناسه کالا با کمک شرکت‌های معتمد مالیاتی

شناسه کالا یکی از پایه‌های اصلی نظام مالیاتی هوشمند کشور است و استفاده صحیح از آن، نقش تعیین‌کننده‌ای در اعتبار صورتحساب‌ها و سلامت پرونده مالیاتی دارد. هرچند فرآیند دریافت و ثبت شناسه کالا در نگاه اول ساده به نظر می‌رسد، اما در عمل، جزئیات فنی و حقوقی آن می‌تواند برای بسیاری از کسب‌وکارها چالش‌برانگیز باشد.

شرکت معتمد مالیاتی هوشمند پاژ با تکیه بر تخصص مالیاتی و تجربه عملی در پیاده‌سازی سامانه مودیان، آماده است تا انواع خدمات مالیاتی را در تمام مراحل از انتخاب صحیح شناسه کالا تا صدور بدون خطای صورتحساب‌های الکترونیکی در کنار شما باشد. اگر ترجیح می‌دهید به‌جای آزمون و خطا، مسیر مالیاتی خود را مطمئن و کم‌ریسک طی کنید، استفاده از خدمات مشاوره و اجرایی یک شرکت معتمد می‌تواند تصمیمی هوشمندانه باشد.